項目管理可分三個階段,市場調研階段、設計階段、施工階段。市場調研是為了找到正確的事,設計和施工是為了把正確的事做對。設計階段又劃分為五個階段:設計前期階段、概念設計階段、效果圖設計階段、擴初設計階段、施工圖設計階段,設計前期階段主要任務是收集需求并進行合理的合約規(guī)劃,為建筑設計工作順利進行提供有利條件,概念設計階段的主要任務是明確項目的功能問題和效果方向問題,為效果圖階段設計提供條件,效果圖階段的主要任務是呈現(xiàn)盡可能真實地模擬效果,是設計工作的里程碑事件,效果圖后的設計擴初階段及施工圖階段都是為了效果圖落地的執(zhí)行工作。因此,項目從無到有,每一個階段都是環(huán)環(huán)相扣、邏輯性非常清晰,項目管理各方也應組織分工明確,責權清晰。
設計前期階段是需求收集與合約規(guī)劃階段,是整個項目的基礎信息交流階段,也是使用者與執(zhí)行者之間的第一次信息傳達。使用者通過市場調查得到的數(shù)據(jù)分析對項目進行全局定位,確定項目前進的方向。執(zhí)行者通過收集使用者的基礎數(shù)據(jù)及項目定位對需求進行專業(yè)的全面分析,沉淀出使用方的需求本質,從而確定項目前進的方向。方向對錯將直接導致整個項目的成敗,這就需要通過“需求評審”對項目進行全方位的評估,需求評審需要使用者、執(zhí)行者、決策者、甚至第三方咨詢單位客觀實際的分析評估項目定位、競品及對標項目、投資成本、預期收益、項目周期等。設計管理在此階段需要輸出《設計任務書》作為約束設計單位執(zhí)行的依據(jù),也是項目第二次信息傳達。
概念階段是方向及定位的最終確定階段,設計單位需從專業(yè)角度去分析需求本質。設計單位的概念方案匯報是項目的第三次信息傳達。對業(yè)主方設計管理方而言,概念方案評審需要對其平面方案的合規(guī)性及平面布局合理性進行評估;合規(guī)性評估通常是要滿足相關規(guī)范標準要求,合理性評估通常是評估其是否滿足使用者使用習慣或者是否有更優(yōu)建議;效果評估的依據(jù)是前期階段設計任務書中的項目定位要求,業(yè)主管理方對方案及任務書中要求的定位、理念、風格進行對比及判斷;使用者需要對比方案是否與需求預期有偏差,決策者需要綜合業(yè)主管理方、使用者、設計方的意見進行方向性的最終決策。
效果圖階段是項目的第四次信息傳達,是在執(zhí)行概念階段的決策。設計管理通過效果圖和概念圖對比之間的色彩搭配、材質運用、空間尺度、造型設計、項目定位之間的對比進行專業(yè)評估差異性及其可接受度,從而判斷方案的可行性及合格性。效果圖是一種軟件模擬的虛擬圖片,為了盡可能呈現(xiàn)真實效果的同時進行一些刪減及做假是行業(yè)的通常做法,比如燈光效果、空間超廣角透視、天然材料的紋理、管線的簡化等都是客觀上無法從現(xiàn)實完全還原的,這種客觀上存在的偏差需要非專業(yè)的各方能夠理解并接受,在評估方案是否滿足項目定位及使用要求的評分表上,應以專業(yè)設計管理方的意見權重為主,需求方及設備專業(yè)相關方的意見為輔。
擴初設計階段可以理解為補充細化方案階段,由于效果圖的透視拉伸,效果可能會有偏差,可以通過彩圖正立面、天花、地材填充等進行更精細地表達其比例及材質,通過天花基本確定標高及設備方案,通過地材確定地面用材及鋪貼方案。設計單位補充及細化的方案其效果要以效果圖階段的成果為準,不得偏離其效果基礎,才能保證項目整體效果的一致性。擴初設計匯報是項目實施的第五次信息傳達,因平面及效果圖方案已確定,使用方需求將不再被接受,此階段將以專業(yè)管理意見為主,設計方的主要工作是充分論證效果的可行性,如有重大客觀因素調整(如主體結構),則應重新調整并評審效果圖方案。
施工圖階段是設計單位對方案的實施階段,也是項目的第六次信息傳達,所有的方案均要有對應可執(zhí)行的詳細圖紙及相關說明。此階段需要各專業(yè)人員對設計圖紙進行細致的聯(lián)合審查,精裝設計需主要考慮及把控主材、軟裝、燈潔具、五金的效果與效果圖方案和擴初方案的一致性,機電、暖通、給排水等專業(yè)需要核實對應專業(yè)的點位、回路、參數(shù)及落地條件是否滿足效果要求;施工圖紙資料也可以由專業(yè)圖審咨詢機構進行強規(guī)審查。由于效果圖與實際物料材質效果的差異性客觀存在,實際燈光參數(shù)與效果圖燈光及模擬軟件渲染的差異,實際材質的反光率、材質的紋路、色彩的差異均無法避免,第一次效果的偏差便出現(xiàn)了。設計管理需要客觀理性地引導各專業(yè)盡可能地保證落地與效果圖的一致性,業(yè)主方設計管理負責效果把控,需要判斷主材與效果圖差異性程度及專業(yè)接受度,以保證項目盡可能地按照效果圖的效果落地。
施工階段是項目的第七次信息傳達,此階段對效果影響最主要的工作就是施工材料認樣,這是效果落地的第1次信息反向傳達。施工單位按照設計樣板提供的供應商去尋樣,則其物料品牌型號均已明確,效果應無差異,可能會因材料生產(chǎn)批次不同造成細微色差。這種情況容易形成設計方與材料商之間的利益輸送。業(yè)主管理方通常會通過戰(zhàn)略采購、限定材料品牌庫等方式進行成本及質量管控。如果施工單位需要在品牌庫內進行尋樣,設計樣板供應商與尋樣供應商不一樣,不同廠家生產(chǎn)的物料則必然會有效果上的差異,差異程度需要專業(yè)判斷其可接受度。對于特殊類型的材料還需要考慮其紋路、規(guī)格,并通過大板排版深化、節(jié)點優(yōu)化等方式對效果進行確認。由于施工樣與設計樣的差異性客觀存在,設計效果的偏差第二次不可避免地出現(xiàn)。
既然偏差不可避免,那就只能坦然接受,施工樣板段的意義就是解決偏差能否接受的問題。業(yè)主管理方通過現(xiàn)場的打樣與效果圖對比進行樣板驗收,樣板通過驗收即表示效果偏差被接受,樣板段的效果將作為后期批量施工的依據(jù)。對于大型項目樣板段的意義在于對原設計方案的效果進行驗證,對相關細節(jié)進行合理優(yōu)化,對相關功能穩(wěn)定性、結構的可靠性進行驗證。樣板段的效果驗證是個往復的過程,管理方應預留合理的打樣時間。
綜上分析,效果偏差出現(xiàn)有兩大主要原因,一是信息傳遞的誤差,項目過程中出現(xiàn)了至少七次信息傳遞,信息傳遞客觀上存在失真現(xiàn)象;二是實物虛擬效果的偏差客觀存在;效果偏差的客觀存在需要管理方、決策者理解并接受,管理的目的就是要盡量地減小偏差;建議從以下三個方面進行考量:一是要盡量準確地進行信息傳遞,表達要清晰、思考要全面、信息傳輸應盡量以文件、郵件形式確認;二是各方需要建立健全相應的制度流程,制度流程的執(zhí)行需要形成閉環(huán)管理,決策者需要重視考量專業(yè)意見,在具體方案執(zhí)行層面,可參考PDCA循環(huán)管理方法;三是管理組織分工明確,從單位到部門到個人,責權界面要科學合理、清晰明確、客觀公正,只有這樣團隊才能齊心協(xié)力、目標一致,才能有利于項目整體高質量的交付。